Кадровые документы в 1С:ЗУП: создание, настройка и работа с документами

Кадровый учет в 1С ЗУП основывается на событиях, происходящих с работником: приеме, переводе, изменении оплаты, отсутствии, совмещении и увольнении. Каждое из этих событий должно быть правильно зарегистрировано, поскольку его данные влияют не только на кадровую историю, но и на расчет зарплаты, штатное расписание и обязательную отчетность.

Если компания использует электронный обмен с персоналом, 1С Кабинет сотрудника предоставляет возможность передавать работникам кадровые документы, заявления, расчетные листки и другую информацию в электронном формате. Эта функция также поддерживается в 1С ЗУП редакции 3.

В дальнейшем рассмотрим, где расположены кадровые документы в 1С ЗУП, как их создавать, проверять и исправлять, а также как кадровый учет, штатное расписание и электронный документооборот взаимосвязаны.

Что такое кадровые документы в 1С ЗУП

Кадровый документ в ЗУП представляет собой объект программы, который фиксирует определенное изменение в трудовой деятельности работника. Например, прием обозначает начало трудовой деятельности, перевод – изменение подразделения, должности или других условий, а увольнение – завершение трудовых отношений.

Ключевая особенность ЗУП заключается в том, что документ не существует отдельно от других подсистем. Его данные могут быть использованы в расчетах начислений, определении занятости позиций штатного расписания, подготовке кадровых отчетов и сведений о трудовой деятельности.

Поэтому вместо непосредственного изменения актуального значения в карточке сотрудника обычно требуется оформить соответствующее кадровое событие. Так программа сохраняет историю и понимает, с какого момента начали действовать новые условия.

Где находятся кадровые документы в ЗУП

Основная работа с кадровыми документами осуществляется через раздел «Кадры». Здесь доступны сотрудники, приемы, переводы, увольнения, штатное расписание и другие функции. Конкретный набор команд зависит от редакции, версии и настроек учета.

Раздел «Кадры»

Для большинства стандартных операций достаточно открыть раздел «Кадры». Например, официальный порядок оформления приема предполагает создание сотрудника через «Кадры» → «Сотрудники», а затем регистрацию кадрового события.

Также из этого раздела можно переходить к кадровым отчетам, данным об отсутствиях, штатному расписанию и другим сведениям о персонале.

Журнал кадровых документов

Для работы с событиями удобно использовать журнал приемов, переводов и увольнений. Он позволяет видеть ранее созданные документы и добавлять новые.

Перед созданием записи желательно убедиться, что аналогичное событие не было зарегистрировано ранее. Это особенно важно при исправлениях и повторном вводе данных после обмена между информационными базами.

Кадровая история сотрудника

Если необходима не общая информация, а данные о конкретном работнике, лучше открыть карточку сотрудника и его кадровую историю.

Так можно проследить последовательность событий: когда работник был принят, в какое подразделение был переведен, как менялись должность и условия труда. Этот подход помогает выявить причину ошибки, не изменяя документы наугад.

Какие кадровые документы есть в 1С ЗУП

ЗУП автоматизирует ключевые операции кадрового учета и расчета зарплаты. В официальной документации среди базовых кадровых событий выделяются прием, кадровый перевод и изменение оплаты труда.

Прием на работу

Документ «Прием на работу» фиксирует начало трудовых отношений. В нем указываются организация, дата приема, подразделение, должность, график, вид занятости и начисления.

С этого документа начинается полная кадровая история нового работника.

Кадровый перевод

Документ «Кадровый перевод» используется, когда меняются значимые параметры работы. Например, сотрудник переходит в другое подразделение, занимает новую должность или одновременно меняются условия оплаты.

ЗУП позволяет зафиксировать дату изменения и сохранить предыдущие кадровые сведения в истории. Возможность оформления кадрового перевода является стандартной частью функционала программы.

Изменение оплаты труда

Если должность и подразделение остаются прежними, а изменяется только оплата, не всегда необходимо оформлять полноценный перевод.

Для таких случаев предусмотрен отдельный документ изменения оплаты. В зависимости от задачи с его помощью можно зарегистрировать изменение действующих начислений с определенной даты.

Совмещение должностей

При дополнительной работе работника важно различать совместительство и совмещение. Это разные кадровые ситуации.

Совместительство подразумевает отдельные трудовые отношения, а совмещение – дополнительную работу в рамках существующих. В программе для таких случаев используются предусмотренные конфигурацией кадровые и зарплатные инструменты.

Отпуск и отсутствие сотрудника

Отпуска, командировки, больничные и другие отсутствия также влияют на данные кадрового и зарплатного учета.

Конкретный документ зависит от причины отсутствия. Например, оплачиваемый отпуск связан с кадровой регистрацией периода и расчетом отпускных.

Увольнение

Документ «Увольнение» фиксирует прекращение трудовых отношений и содержит дату, основание увольнения и необходимые расчетные сведения.

В ЗУП в документе увольнения может рассчитываться часть положенных работнику начислений на дату завершения работы.

Приказы и печатные формы

Из кадровых документов можно формировать предусмотренные программой печатные формы. Это могут быть формы, связанные с приемом, переводом, увольнением и другими кадровыми событиями.

При этом важно различать запись в информационной базе и напечатанный приказ. Если пользователь вручную изменил печатную форму, исходные кадровые данные не изменяются.

Как в 1С добавить кадровые документы

Запрос «как в 1С добавить кадровые документы» обычно подразумевает создание нового кадрового события из соответствующего журнала или рабочего места.

Создание нового документа

Сначала откройте раздел «Кадры» и выберите журнал, соответствующий нужной операции. Затем нажмите «Создать» и выберите тип события.

Например, в связанных решениях 1С приемы, переводы и увольнения создаются из общего кадрового рабочего места через команду создания нужного вида документа.

Не следует добавлять новый документ только потому, что в отчете отсутствуют ожидаемые данные. Сначала проверьте, не было ли событие зарегистрировано ранее с неправильной датой или другим работником.

Выбор сотрудника и организации

В новом документе проверьте организацию и работника. В информационной базе с несколькими юридическими лицами это особенно важно.

Также убедитесь, что выбрана правильная карточка человека. Если физическое лицо случайно продублировано, кадровая история может оказаться разделена между двумя записями.

Заполнение даты и кадровых данных

Дата кадрового события определяет момент, с которого новые условия должны влиять на учет.

При переводе дополнительно указываются новое подразделение, должность, позиция штатного расписания и другие изменяемые параметры. При увольнении необходимо выбрать дату и основание прекращения трудовых отношений.

Проведение и проверка документа

После заполнения документ необходимо провести. Но на этом работа не заканчивается.

Проверьте, как событие отразилось в карточке работника и кадровой истории. Если изменение связано с зарплатой, дополнительно убедитесь, что новые начисления начинают действовать с нужной даты.

Настройка кадрового учета в 1С ЗУП

Набор доступных возможностей зависит от настроек программы. Их лучше определить до начала активной работы, поскольку изменение принципов учета в уже заполненной базе требует дополнительной проверки.

Основные параметры кадрового учета

В настройках определяются особенности ведения кадров, штатного расписания и связанных функций.

Перед оформлением первых сотрудников стоит проверить структуру организаций и подразделений, используемые графики, должности и другие справочники.

Настройка штатного расписания

Штатное расписание может использоваться для контроля структуры и занятости позиций. В ЗУП оно позволяет при приеме и переводе выбирать должность из предусмотренных для подразделения позиций.

Это снижает вероятность ситуации, когда в документе указана должность, которой фактически нет в действующей структуре.

Ведение воинского учета и дополнительных кадровых данных

ЗУП поддерживает отдельные функции работы со сведениями воинского учета. Расширенный кадровый функционал позволяет хранить категории сотрудников и формировать необходимые документы и отчеты.

Конкретный набор возможностей зависит от версии программы и включенных настроек.

Настройка кадровых приказов и печатных форм

Печатные формы формируются на основании зарегистрированных сведений. Поэтому сначала следует правильно настроить и заполнить учет, а уже затем адаптировать внешний вид документа.

Если организация использует собственный макет приказа, важно убедиться, что он получает актуальные данные из соответствующих реквизитов программы.

Прием сотрудника на работу в ЗУП

Прием начинается с проверки физического лица. Если работник уже есть в базе, повторно добавлять его как новое физлицо не нужно.

Создание карточки сотрудника

В разделе «Кадры» → «Сотрудники» создается новая карточка. В ней указываются персональные данные и организация, в которую принимается работник. Такой порядок описан в официальной инструкции 1С.

Для бывшего работника или внутреннего совместителя особенно важно сохранить связь с существующим физическим лицом.

Заполнение документа «Прием на работу»

В документе указывают дату приема, подразделение, должность, график и условия начисления зарплаты.

Если используется штатное расписание, выбирается соответствующая позиция. Это связывает кадровое событие с действующей структурой организации.

Трудовой договор и приказ о приеме

Из кадровых данных могут формироваться предусмотренные программой печатные документы, связанные с трудоустройством.

Перед печатью проверяйте должность, дату, место работы и условия оплаты. Исправлять ошибку только в Word или другой внешней форме без корректировки учетных данных неправильно.

Проверка данных после проведения

После проведения приема откройте карточку работника и убедитесь, что он отображается как работающий с нужной даты.

Также проверьте его подразделение, должность, график и плановые начисления. Такая проверка помогает обнаружить ошибку до первого расчета зарплаты.

Кадровый перевод в 1С ЗУП

Перевод оформляют, когда работник продолжает трудиться, но его кадровые условия меняются.

Когда нужно оформлять перевод

Документ используется, например, при переходе в другое подразделение или на другую должность. Он также может применяться при комплексном изменении условий труда.

Если требуется изменить только отдельное начисление, иногда правильнее воспользоваться специализированным документом изменения оплаты.

Изменение подразделения и долж Источник